(CA) Changer de fournisseurs – Liste de vérification en cinq (5) étapes

Certains changements peuvent sembler lourds et le fait de changer de fournisseur de services de paie ne fait pas exception à la règle. Une erreur peut également entraîner un cauchemar administratif ou pire – c’est pourquoi il est important de suivre ces étapes pour couvrir toutes les éventualités au moment du changement. 

Étape 1 : Informer votre fournisseur actuel

• La plupart des entreprises exigent 30 jours d’avis. Toutefois, si vous utilisez une solution de logiciel-service (dans le nuage ou en ligne), vous pourrez peut-être annuler votre abonnement sur-le-champ.

• Passez en revue votre contrat ou entente d’abonnement et assurez-vous de donner le préavis requis à votre fournisseur actuel. 

Étape 2 : Demander des RE pour un changement de fournisseurs 

Il existe un nombre de scénarios différents dans lesquels un employeur est tenu de remettre un relevé d’emploi (RE) à un employé. Le plus courant étant la cessation d’emploi d’un employé.

Un scénario moins connu est celui où un employeur change de fournisseur de services de paie. En effet, un RE émis pour cette raison n’a pas être remis aux employés, sauf en cas d’arrêt de la rémunération.

• Si votre fournisseur actuel n’émet pas ce RE, votre nouveau fournisseur ne pourra pas accéder à la ventilation détaillée des gains assurables par période de paie pour préparer les RE en votre nom.
• C’est précisément la raison pour laquelle vous devez vous assurer que votre fournisseur actuel émette et soumette les RE à Service Canada après le traitement de votre dernière paie avec lui.
• Si vous avez signé une autorisation pour le service RE Web auprès de votre fournisseur actuel, vous devrez en informer votre nouveau fournisseur afin qu’il puisse s’inscrire comme nouvel agent principal (AP) et soumettre électroniquement les RE à Service Canada en votre nom.

Étape 3 : Demander des copies de tous les rapports du registre de paie jusqu’à la dernière paie 

Un rapport du registre de paie fournit un récapitulatif complet de chaque paie, y compris une ventilation détaillée des salaires nets, des cotisations sociales et autres par employé. 

• Si vous changez de fournisseur en milieu d’année, vous aurez besoin de l’information contenue dans les rapports du registre de paie pour configurer vos employés actifs et les ex-employés avec le nouveau fournisseur.  
• La saisie des données de fin d’année est l’aspect le plus important de la configuration d’un ex-employé ou d’un sous-traitant. Sans les renseignements exacts de fin d’année, votre nouveau fournisseur ne pourra pas émettre de T4/T4A pour vos ex-employés lors de votre déclaration de fin d’année. 
• En tant qu’employeur, vous êtes tenu de conserver tous les dossiers de paie pendant une période de six ans à compter de la fin de la dernière année d’imposition. Si les dossiers de paie sont conservés par votre fournisseur de services de paie, vous devrez avoir accès à tous les dossiers de paie avant que votre relation ne prenne fin.
• Une fois la relation avec votre ancien fournisseur, vous n’aurez plus aucun contrôle sur la vitesse à laquelle les renseignements seront transmis, surtout dans le cas d’une urgence. 

Étape 4 : Demander des copies des bulletins de paie pour tout le personnel, y compris les ex-employés et les sous-traitants.

• Votre nouveau fournisseur n’aura pas accès aux anciens bulletins de paie, vous devez donc demander à votre fournisseur actuel de vous fournir des copies électroniques de tous les anciens bulletins de paie, pour les employés actifs et les ex-employés. 

• Cela vous sera particulièrement utile si certains de vos employés souhaitent accéder aux deux derniers bulletins de paie et que vous êtes en cours de transition vers un nouveau fournisseur.  

Étape 5 : S’assurer que le fournisseur actuel ne produise pas de rapports de fin d’année en votre nom 

La plupart des fournisseurs de services de paie comprennent que l’employeur/nouveau fournisseur de services de paie sera responsable de la production des rapports de fin d’année une fois la transition terminée. 

• Même si ça semble évident, il est toujours bon de mettre cette instruction par écrit, car s’il y a une chose que l’Agence du revenu du Canada (ARC) n’apprécie pas, c’est de recevoir deux séries de rapports de fin d’année de deux fournisseurs différents.
• Soumettre deux rapports de fin d’année distincts pour une même entreprise pourrait déclencher un audit, entraîner une revue des gains assurables et ouvrant droit à pension (RGAP) et pire encore, créer beaucoup de confusion pour vos employés et votre entreprise. 

En suivant ces étapes, vous serez en mesure de relever les défis administratifs liés au changement de fournisseur de services de paie de manière plus structurée. Vous aurez aussi l’avantage de bien commencer la relation avec votre nouveau fournisseur.