(CA) Traiter une paie hors cycle

Établir le calendrier des dates de paie

1. Groupe de paie – sélectionnez le groupe de paie pour lequel vous voulez traiter la paie hors cycle, puis cliquez sur Suivant. Si vous n’avez qu’un seul groupe de paie, il est sélectionné automatiquement.

2. Les dates de paie de votre période de paie normale seront entrées automatiquement selon votre fréquence de paie et votre paie précédente. 

3. Hors cycle (paramètre par défaut : Non) – réglez le commutateur à Oui et le dernier jour du cycle de paie reculera automatiquement d’une journée. Remarque : Deux paies ne peuvent pas avoir la même date de fin de cycle.

4. Date de paie – Utilisez le calendrier pour ajuster la date de paie suggérée, au besoin. Remarque : Vous devez approuver la paie trois (3) jours ouvrables avant la date de paie voulue (midi HNE), si les employés sont rémunérés par dépôt direct. 

5. Sélectionnez les retenues – ajoutez ou enlevez toute retenue applicable en cliquant sur le lien orange « Sélectionner les retenues ». Remarque : Les retenues sont prélevées automatiquement sur la paie normale, mais vous devez indiquer manuellement si des retenues doivent être prélevées sur une paie hors cycle. 

6. Cliquez sur Suivant.

Payer les employés à taux horaire

1. Heures – Entrez ou importez les heures travaillées des employés à taux horaire. 

2. Ajoutez ou supprimez des types de revenus – Ajoutez les gains applicables, comme les commissions, les heures supplémentaires ou les heures travaillées un jour férié en cliquant sur le lien orange Ajouter/supprimer des types de revenus. Remarque : Les gains qui sont configurés pour être payés avec chaque chèque de paie seront inclus et affichés automatiquement. 

3. Payer? (par défaut : Oui, jusqu’à ce qu’il soit changé) – Sélectionnez Non si vous voulez exclure un employé de la paie courante. Remarque : Une fois changé, le paramètre actuel sera le nouveau paramètre par défaut, ce qui signifie que vous devrez sélectionner Oui pour votre prochaine paie. 

4. Cliquez sur « Enregistrer/suivant ». 

Payer les employés à salaire

1. Heures – Entrez les heures travaillées. Si le champ est laissé vide, l’application utilisera la valeur Heures prévues par semaine ou la valeur par défaut de 40 heures par semaine, divisée par le nombre de périodes de paie à la fréquence sélectionnée. Par exemple, le bulletin de paie d’un employé rémunéré à la quinzaine affichera 86,66 heures si le champ est laissé vide.

2. Paie normale – L’application calculera et affichera le salaire normal brut en utilisant le taux de rémunération annuel de l’employé à salaire, divisé par le nombre de périodes de paie à la fréquence sélectionnée. 

3. Paie actuelle – Comme Paie normale; cependant, vous pouvez modifier le montant Paie actuelle si vous voulez apporter des rajustements pour les employés qui ont été embauchés ou dont la cessation d’emploi survient au milieu de la période de paie. Remarque : Vous devrez ajuster manuellement ce montant pour les employés à salaire qui accumulent des jours de congé au titre de vacances lorsqu’ils prennent des vacances et le solde de l’accumulateur doit être réduit. 

4. Ajoutez ou supprimez des types de revenus – Ajoutez les gains applicables, comme les commissions, les heures supplémentaires ou les heures travaillées un jour férié en cliquant sur le lien orange Ajouter/supprimer des types de revenus. Remarque : Les gains qui sont configurés pour être payés avec chaque chèque de paie seront inclus et affichés automatiquement.

5. Payer? (par défaut : Oui, jusqu’à ce qu’il soit changé) – Sélectionnez Non si vous voulez exclure un employé de la paie courante. Remarque : Une fois changé, le paramètre actuel sera le nouveau paramètre par défaut, ce qui signifie que vous devrez sélectionner Oui pour votre prochaine paie. 

6. Cliquez sur « Enregistrer/prévisualiser ».

Vérifier et approuver la paie

1. Cliquez sur Afficher pour vérifier les détails de la paie de chaque employé ou sur Afficher tout pour consulter le rapport préliminaire du registre de paie. 

2. Les employés ayant un compte bancaire actif dans le système seront indiqués par un crochet vert. Ils seront payés par dépôt direct à moins que le dépôt direct ait été désactivé dans les paramètres de l’entreprise. Remarque : Vous devrez émettre des chèques papier pour les employés qui ne sont pas configurés pour le dépôt direct. 

3. Cochez la case pour confirmer que vous avez passé en revue les détails.

4. Cliquez sur Approuver la paie pour terminer le traitement de la paie.

5. Avis d’approbation de la paie par courriel – Si ce paramètre est activé, vous recevrez une confirmation par courriel que la période de paie courante a été approuvée et qu’elle est en attente de traitement.

6. Avis de disponibilité des rapports – Si ce paramètre est activé, vous recevrez une confirmation par courriel que la paie a été traitée et que les rapports de la paie peuvent être consultés. 

Payer les employés et verser les impôts

1. Accédez à l’onglet Rapports > Factures de traitement de la paie une fois que vous avez la confirmation que la paie a été traitée.

2. Le montant total indiqué sur la facture de traitement de la paie sera prélevé du compte bancaire de votre entreprise à la date de traitement de la paie. Assurez-vous d’avoir suffisamment de fonds dans le compte bancaire de votre entreprise afin d’éviter les pénalités en raison d’une insuffisance de fonds. 

3. Fonds pour la paie nette – Il s’agit du montant total qui sera prélevé du compte bancaire de votre entreprise pour payer les employés configurés pour le dépôt direct. Ce montant sera conforme au rapport Sommaire de dépôt. Remarque : Vous devrez émettre des chèques papier aux employés qui ne sont pas configurés pour le dépôt direct ou si vous avez désactivé le dépôt direct dans vos paramètres d’entreprise  

4. Retenues à la source – Il s’agit du montant total qui sera remis à l’ARC et à Revenu Québec en votre nom. Ce montant sera conforme au rapport Receveur général, dans lequel vous pouvez trouver une répartition détaillée des impôts prélevés. Remarque : Vous devrez verser les impôts au gouvernement manuellement si vous avez désactivé les remises gouvernementales dans vos paramètres d’entreprise. 

5. Frais de traitement Wagepoint – Il s’agit du total des frais perçus pour utiliser notre application. 

6. Taxe de vente TPS/TVH – Montant total en taxes de vente calculé sur les frais de traitement. 

S’il y a lieu, le rapport de la facture du traitement de la paie inclura également les montants perçus relatifs à l’indemnisation des accidents de travail, à l’Impôt-santé des travailleurs (ISE) et au Fonds des services de santé (FSS).