(CA) Intégration de Track

Le système Track de Wagepoint permet aux administrateurs de suivre les heures des employés afin qu’elles soient mises à jour automatiquement dans le système de traitement de la paie.

Activer Track dans votre compte Wagepoint

• Accédez à l’onglet Compléments sous votre avatar.

• Dans la section « Gestion des heures », trouvez l’application Track et cliquez sur « Activer ». Remarque : l’activation de Track ne déclenche pas une facturation automatiquement. La tarification varie selon les employés actifs qui utilisent l’application, qui sera configuré après l’activation.

Configurer Track

• Accédez au nouvel onglet Track sous votre avatar.

• Cliquez sur « Modifier » à côté de chaque employé que vous aimeriez configurer afin d’utiliser Track.

• Utilisateur de Track – cliquez sur « Oui » s’ils utilisent Track.

• Veuillez choisir un type de suivi des heures – choisissez une feuille de présence ou une feuille de temps. Les employés peuvent pointer leurs heures d’arrivées et de départ avec Track sur une feuille de présence ou entrer des heures sur une feuille de temps.

• Approbateur – choisissez un employé dans la liste déroulante pour approuver les heures entrées par un employé de Track.

• Approbateur de secours – choisissez un employé dans la liste déroulante qui peut approuver les heures au cas où l’approbateur principal n’est pas disponible p. ex. vacances, déplacement, etc.

• Enregistrez les modifications pour configurer un employé avec Track.

• Configurez tous les employés qui utiliseront le système Track pour comptabiliser les heures pour la liste de paie.

• Cliquez sur « Prochaine étape. »

• Configurez les règles relatives aux heures supplémentaires – choisissez une règle, à partir des huit règles relatives aux heures supplémentaires, qui correspond le mieux à votre entreprise. Cela permet d’obtenir des calculs de la paie exacts en fonction des heures enregistrées dans Track. Cliquez sur « Prochaine étape. »

• Choisissez votre horaire de rappel – choisissez l’un des quatre courriels pour rappeler aux approbateurs (et approbateurs de secours) de passer en revue les feuilles de présence et les feuilles de temps pour la liste de paie. Remarque : vous ne pouvez pas importer des heures qui n’ont pas été approuvées dans Wagepoint pour le traitement de la paie. Choisir un horaire de rappel automatique peut aider à éviter les problèmes ou les délais dans la liste de paie.

• Cliquez sur « Enregistrer et poursuivre l’utilisation de Track. »

Administrateurs – approuver et ajuster les entrées des heures

• Accédez à l’onglet Mesures du gestionnaire de Track.

• État du pointage du jour – voir l’état de toutes les feuilles de présence des employés de Track : type de suivi des heures, état actuel, et mesure.

• Rajuster les heures – modifier la feuille de présence ou de temps d’un employé. Cliquez sur « Modifier » à côté du nom d’un employé et mettez à jour les heures ou les heures de pointage pour le cycle de paie actuel. Remarque : vous ne pouvez apporter des rajustements qu’aux employés pour lesquels vous êtes autorisé à approuver les heures.

• Approuver le temps – vérifier et approuver les heures soumises des employés pour lesquels vous êtes autorisé à approuver les heures.

Rapports

• Rapport des données de pointage manquantes – une liste de tous les employés, leurs approbateurs, et leurs données de pointages manquantes pour le cycle de paie.

• Rapport des heures rajustées – une liste de tous les employés, leurs approbateurs, et leurs heures rajustées pour le cycle de paie.

• Rapport des heures approuvées – une liste de tous les employés, leurs approbateurs, et le statut des heures normales et supplémentaires. Si approuvé, le nombre des heures de chaque catégorie sera dans la liste.

• Historique de la paie – une liste de l’historique des heures quotidiennes approuvées de chaque employé pour un traitement de la paie, incluant les heures normales, supplémentaires et supplémentaires à taux double.

• Historique de la feuille de présence – un historique quotidien des pointages sur la feuille de temps et des heures travaillées durant une période sélectionnées pour des employés individuels ou tous les employés, séparés par les utilisateurs utilisant une feuille de présence et une feuille de temps. 

• Totaux hebdomadaires – une feuille de calcul des heures quotidiennes de tous les employés pour une semaine choisie.

• Téléchargement des photos de pointage – un fichier de téléchargement contenant toutes les photos de pointage pour les employés (si les photos sont activées pour l’application mobile).

Paramètres avancés

• Accédez à l’onglet Configurer Track

• Configuration des employés – modifiez les renseignements ou ajoutez des employés à Track. Cliquez sur « Modifier » à côté du nom d’un employé pour modifier le type de suivi, l’approbateur, l’approbateur de secours et la substitution de la règle des heures supplémentaires. Cliquez sur « Enregistrer ».

• Paramètres de l’emplacement – ajoutez des restrictions d’emplacement GPS pour vos employés afin d’éviter le pointage hors site. Ajoutez plusieurs emplacements si nécessaire.

• Règles relatives aux heures supplémentaires – choisissez une option, à partir des huit règles relatives aux heures supplémentaires, qui correspond le mieux à votre entreprise.

• Horaire de rappel – choisissez une option d’avis ou de rappel à partir de quatre choix pour avertir tous les approbateurs des dates limites à venir.

• Arrondissement des heures – activez les pointages de feuille de temps pour arrondir à la hausse et à la baisse vers l’intervalle de 15 minutes le plus près. Remarque : pour assurer que vous couvrez toutes les possibilités d’heures, le total de vos minutes avant et après le quart d’heure devrait donner 15, p. ex. 7 minutes avant et 8 minutes après.

• Restrictions IP – limitez les plages d’adresses IP pour assurer que les employés effectuent le suivi des heures à partir d’un emplacement de l’entreprise (si nécessaire). Entrez la plage d’adresses IP qui s’applique à votre réseau. Si vous utilisez un routeur interne, assurez-vous de fournir l’adresse IP ou la plage qui est fournie par votre fournisseur d’accès Internet. Remarque : la restriction des plages d’adresses IP nécessite que tous les employés soient connectés à votre réseau afin qu’ils puissent utiliser l’application Track.

• Jour du début de la semaine – choisissez un jour de début de la semaine de travail. Cette sélection affectera la façon dont les écrans d’approbation sont affichés et le moment où les calculs d’heures supplémentaires devraient entrer en vigueur.

• Paramètres de l’application mobile – choisissez les exigences pour une photo ou les coordonnées GPS pour les employés pendant qu’ils utilisent l’application mobile Track.

Employés – suivi des heures travaillées chaque jour

• Connectez-vous à votre compte Wagepoint. Accédez à l’onglet Track en cliquant sur votre avatar dans le coin droit supérieur.

• Accédez à l’onglet Mon horloge de pointage.

• Cliquez sur « Saisir les heures. »

• Cliquez sur « Pointer arrivée » pour commencer à enregistrer les heures pour la journée si vous êtes un employé avec une feuille de temps et sur « Pointer départ » pour mettre fin à l’enregistrement des heures pour la journée si vous êtes un employé avec une feuille de temps. 

• Entrez vos heures pour la journée dans le calendrier hebdomadaire si vous allez utiliser les feuilles de temps.

• Imprimer la feuille de temps – imprimez votre feuille de temps de la semaine pour vos dossiers personnels.

• Accédez à l’onglet Mon historique de la paie pour voir les heures enregistrées des périodes de paie passées. Cliquez sur « Détails » pour voir les heures quotidiennes soumises pour une période de paie.