Remarques importantes avant de commencer :
- Plutôt que lire sur le sujet, cliquez ici pour voir une démonstration vidéo de la création et de la soumission d’un nouveau RE pour un employé actif.
- Si vous souhaitez que Wagepoint soumette votre RE à Service Canada, vous devez signer l’addenda autorisant le transfert automatique protégé du relevé d’emploi (RE TAP) avant de commencer le flux de travaux « Créer un RE ». Cela autorisera Wagepoint à soumettre le RE. Si vous ne signez pas l’addenda avant de créer un RE, il vous incombera de soumettre le RE à Service Canada à l’aide de votre compte RE Web, et vous devrez saisir manuellement les données de votre RE Wagepoint dans RE Web. (Pour récupérer votre compte RE Web, composez le 1 800 367-5693.) Dans la plupart des cas, Wagepoint ne peut générer qu’un seul RE pour un employé et une période donnés, sauf dans des circonstances particulières, comme un changement de fréquence de paie (qui nécessite toujours un RE).
- Veuillez vous assurer que les renseignements de votre entreprise sont corrects et à jour avant de commencer, car ils sont utilisés pour remplir la section « Renseignements sur l’employeur » du RE (cases 4 et 7) et toute modification apportée après le lancement du RE ne sera pas prise en compte dans les RE en cours. Vous pouvez modifier les renseignements de votre entreprise en accédant à l’onglet Compangnie> Votre l’entreprise.
- Avez-vous exécuté un traitement de paie hors cycle? Tous les traitements de paie réguliers et hors cycle devraient être déclarés sur le RE.
- Si le traitement de la paie hors cycle tombe entre deux traitements réguliers, les heures et les montants du traitement hors cycle seront ajoutés à la période de paie avec la date de fin du cycle régulier.
- Si le dernier traitement de la paie est hors cycle, les heures, le montant et la date de fin du cycle hors cycle seront déclarés dans la ligne PP1 de la case 15.
Créer et soumettre un nouveau relevé d’emploi (RE) pour un employé actif
- Accédez à l’onglet « Employés ».
- Faites défiler vers le bas pour trouver l’employé pour lequel vous voulez créer un RE.
- Accédez à la colonne « Mesures » correspondante à l’employé et sélectionnez « Créer un RE » dans le menu déroulant.
Remarque : Le lien « Créer un RE » ne s’affiche que pour les employés actifs dont le commutateur « Exonéré des cotisations à l’AE » est réglé sur « Non ». Pour modifier ce paramètre, accédez à l'onglet « Employés »." et trouvez l'employé qui a besoin de modifier. Cliquez sur le nom de l'employé et allez à Info sur l’impôt > Exonéré des cotisations à l’AE. Veuillez noter que les RE ne peuvent pas être créés pour les employés exonérés des cotisations à l’AE pour l’ensemble de leur historique de paie, car ils n’ont pas payé de cotisations d’AE et n’ont pas le droit de recevoir des prestations d’AE. Ne modifiez ce paramètre qu’en cas d’erreur et assurez-vous que les cotisations salariales et patronales d’AE ont été payées avant de créer le RE. - Remplissez le module « Créer un RE » :
Raison du RE – Sélectionnez la raison de la création du RE. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 16 du RE.
Groupe de paie – Sélectionnez le groupe de paie de l’employé. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 6 du RE. Ils s’appliquent uniquement aux employés qui ont été payés à des fréquences différentes. Remarque : Vous devez d’abord créer le RE pour le groupe de paie le plus ancien afin que les renseignements soient présentés dans l’ordre, du plus ancien au plus récent groupe de paie.
Premier jour travailé – Utilisez le sélecteur de date pour choisir la date voulue. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 10 du RE.
Remarques :
- S’il s’agit du premier RE de l’employé, la date d’embauche sera sélectionnée par défaut. S’il s’agit du premier RE de l’employé après que son statut actif a été rétabli par le processus de réembauche, la date de réembauche sera sélectionnée par défaut. Vous pouvez modifier la date par défaut en sélectionnant une date ultérieure à la date d’embauche ou de réembauche de l’employé.
- La date du « premier jour travaillé » peut également être la date de début du cycle pour toute période de paie qui n’a pas encore été déclarée à Service Canada.
Date de fin de la dernière période de paie – Utilisez le sélecteur de date pour choisir la date voulue. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 12 du RE.
Remarques :- La date générée par défaut sera la date de fin de cycle de la dernière paie traitée pour cet employé. Vous pouvez modifier cette date en sélectionnant une date de fin de cycle d’une dernière paie connue (traitement régulier ou hors cycle).
- Vous vous questionnez peut-être quant à la différence entre « Dernier jour payé » et « Date de fin de la dernière période de paie ». Représentez-vous le « dernier jour payé » comme la dernière journée au cours de laquelle un employé a été payé et la « date de fin de la dernière période de paie » comme le dernier jour du cycle de paie. Souvent ces deux dates diffèrent.
- Lorsque vous créez un RE, le dernier jour payé correspond par défaut à la date de fin de la dernière période de paie. Vous pouvez modifier la date du dernier jour payé sur le RE.
- Vous ne pouvez pas créer un RE pour une période qui a déjà été déclarée dans un RE (manuel ou automatique).
- S’il s’agit du premier RE de l’employé, la date d’embauche sera sélectionnée par défaut. S’il s’agit du premier RE de l’employé après que son statut actif a été rétabli par le processus de réembauche, la date de réembauche sera sélectionnée par défaut. Vous pouvez modifier la date par défaut en sélectionnant une date ultérieure à la date d’embauche ou de réembauche de l’employé.
- Cliquez sur « Créer un RE ».
Remarque : Si vous cliquez sur « Annuler », le RE ne sera pas créé. - Si vous avez signé un addenda autorisant le transfert automatique protégé du relevé d’emploi (RE TAP) avant de créer le RE, vous serez redirigé vers le profil de l’employé où vous pourrez modifier le RE ou le soumettre à Service Canada. Cliquez sur « Modifier » pour modifier le RE. (Cliquez ici pour lire les instructions de modification d’un RE.) Pour soumettre le RE, cliquez sur « Soumettre à Service Canada ».
Remarques :
- Une fois qu’un RE a été soumis à Service Canada, vous pouvez vérifier son état en accédant à Rapports > Plus > Fichiers RE. Immédiatement après la soumission, l’état sera « Soumission en cours ».
- Vous recevrez un courriel automatisé de la part de Wagepoint vous informant si Service Canada a traité votre RE ou s’il y a des problèmes que vous devez résoudre avant de soumettre à nouveau.
Si vous n’avez pas signé un addenda autorisant le transfert automatique protégé du relevé d’emploi (RE TAP) avant de créer le RE, vous pourrez consulter le RE en accédant à Rapports > Plus > Fichiers RE. L’état de soumission indiquera « Manuel ». Vous devrez soumettre le RE à Service Canada en utilisant votre compte RE Web. Pour récupérer votre compte RE Web, composez le 1 800 367-5693.
Créer un relevé d’emploi (RE) supplémentaire pour le même employé
Vous pouvez créer un relevé d’emploi (RE) supplémentaire pour un employé pour lequel un RE existe déjà dans le système, tant que la période de déclaration ne se chevauche pas. Pour créer des RE supplémentaires, suivez les étapes de l’article ci-dessus.
Remarques :
- Si vous produisez plusieurs RE pour le même employé, les RE doivent être soumis à Service Canada de façon séquentielle, par ordre de date de paie. Par exemple, l’option de soumettre le deuxième RE sera désactivée jusqu’à ce que l’état du premier RE passe à « Soumission en cours ».
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