(CA) Modifier un relevé d’emploi (RE) – Wagepoint

Cet article décrit les étapes pour modifier un relevé d’emploi (RE). Pour créer un RE, consultez les articles suivants :

(CA) Créer et soumettre un nouveau relevé d’emploi (RE) pour un employe actif
(CA) Licencier un employé, puis créer et ensuite soumettre un relevé d’emploi (RE)

Remarques importantes :

Pour visionner une vidéo démontrant la façon de modifier un RE dans Wagepoint, veuillez cliquer ici.
Vous devez avoir au dossier un addenda signé autorisant le transfert automatique protégé (TAP) du RE, afin de modifier le RE visé. Cliquez ici pour en savoir plus.
Les modifications apportées aux renseignements relatifs à la paie dans le RE ne changeront pas les rapports de paie dans Wagepoint. L’employeur assume la responsabilité quant à l’exactitude des modifications apportées aux données préinscrites dans le RE.
Le flux de travaux lié à la modification d’un RE est réparti en quatre (4) étapes. Cet article passe en revue chaque étape.
Avez-vous besoin d’une aide supplémentaire? Envisagez de passer en revue ce flux de travaux en affichant les « Directives case par case » de Service Canada dans une nouvelle fenêtre du navigateur. Vous trouverez également d’autres ressources et prendrez connaissance des erreurs courantes à éviter dans cet article.

Modifier un relevé d’emploi (RE)

1. Accédez à Rapports > Plus > Fichiers RE.
2. Cliquez sur «Voir Afficher et soumettre un RE » à côté du nom de l’employé pertinent.
3. Cliquez sur « Modifier ».
4. Cliquez sur « D’accord » pour confirmer que vous avez lu le message dans le module affiché à l’écran et procédez à la modification.
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Étape 1 –Renseignements sur l'employeur
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5. Passez en revue la section « Renseignements sur l’employeur ». Tous les renseignements dans cette section seront générés automatiquement à partir des données enregistrées dans l’onglet Compagne > Votre Entreprise. Tous les champs s’afficheront en lecture seule. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir les cases 4 et 7 du RE.
  
  Remarque : Aucun changement apporté aux paramètres de votre entreprise ne sera pris en compte dans les RE en cours de traitement. Les données de la nouvelle entreprise seront prises en compte dans les RE créés après avoir apporté les modifications.
6. Passez en revue la section « Renseignements sur l’employé ». Tous les renseignements dans cette section seront préremplis à partir des données enregistrées dans l’onglet Employé > Nom de l’employé > Renseignements personnels. Si les renseignements dans le profil de l’employé sont exacts, ils s’afficheront en lecture seule. Les champs que vous devez saisir seront accessibles à la saisie. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir les cases 8, 9 et 13 du RE.
  
  Remarques :
  Profession – Ce champ est optionnel.
  
  Numéro d’assurance sociale – Le numéro d’assurance sociale (NAS) valide de l’employé est requis. La saisie d’un NAS invalide entraînera la désactivation du bouton « Soumettre à Service Canada » jusqu’à ce qu’un numéro validé soit entré.
7. Passez en revue la section « Relevé d’emploi – Renseignements sure la paie ». Tous les renseignements dans cette section seront générés automatiquement à partir des données que vous avez fournies pendant le flux de travaux lié à « Créer un RE » ou au licenciement. Si vous le souhaitez, vous pouvez modifier ces renseignements.
  
  Type de période de paie – Si l’employé est payé à une fréquence mensuelle ou bimensuelle, vous devrez sélectionner la fréquence de la paie du groupe de paie associé à l’employé. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 6 du RE.
  
  Premier jour de travaillé – Utilisez le sélecteur de date pour choisir la date voulue. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 10 du RE.
  Remarque : S’il s’agit du premier RE de l’employé, la date d’embauche sera sélectionnée par défaut. S’il s’agit du premier RE de l’employé après que son statut actif a été rétabli par le processus de réembauche, la date de réembauche sera sélectionnée par défaut. Vous pouvez modifier la date par défaut en sélectionnant une date ultérieure à la date d’embauche ou de réembauche de l’employé.
  
  Dernier jour payé – Utilisez le sélecteur de date pour sélectionner la date voulue. La date doit soit correspondre ou être ultérieure à la date de début du cycle soit être antérieure ou correspondre à la date de fin de cycle de la dernière période de paie traitée pour cet employé. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 11 du RE.
  
  Remarque : Si vous supprimez le RE sans annuler le licenciement, toute modification apportée ici ne sera pas prise en compte dans le flux de travaux lié au licenciement, car les données du RE que vous modifiez seront supprimées.
  
  Date de fin de la dernière période de paie – Utilisez le sélecteur de date pour sélectionner la date appropriée. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 12 du RE.
  
  Remarques :
  - La date générée par défaut sera la date de fin de cycle de la dernière paie traitée pour cet employé. Vous pouvez modifier cette date en sélectionnant une date de fin de cycle d’une dernière paie connue (traitement régulier ou hors cycle).
  - Vous vous questionnez peut-être quant à la différence entre « Dernier jour payé » et « Date de fin de la dernière période de paie ». Représentez-vous le « dernier jour payé » comme la dernière journée au cours de laquelle un employé a été payé et la « date de fin de la dernière période de paie » comme le dernier jour du cycle de paie. Souvent ces deux dates diffèrent.
  Date prévue de rappel (faculatatidf) – Cette section est optionnelle. La date sélectionnée doit être ultérieure à la date de fin de la dernière période de paie. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 14 du RE.
  
  Raison de la délivrance du RE – Sélectionnez la raison du RE. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 16 du RE.
8. Cliquez sur « Enregistrer et suivre » pour passer à la prochaine étape. Vous pouvez également cliquer sur « Enregistrer et quitter » pour enregistrer les modifications apportées aux renseignements et quitter le flux de travaux. En cliquant sur « Annuler », vous quitterez le flux de travaux liés à « Modifier un RE » pour retourner en mode revue du RE dans le profil de l’employé. Aucun changement apporté lors de la séance ne sera enregistré si vous quittez le flux de travaux.
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Étape 2 – Rémunération assurable
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9. Lors de l’étape 2, vous pourrez afficher et modifier toutes les rangées qui indiquent la rémunération assurable de l’employé par période de paie, en fonction de la fréquence de la paie. Le système génère automatiquement les données en fonction de la période de déclaration que vous avez précisée (de la date du premier jour de travail à la date de fin de la dernière période de paie). Vérifiez l’exactitude des données et apportez des modifications au besoin. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 15c du RE.
  
  Remarques :
  - Le nombre total de rangées activées dépend de la fréquence de la paie liée au groupe de paie. Par exemple, une fréquence de paie hebdomadaire activera 53 rangées; une fréquence de la paie à la quinzaine activera 27 rangées; une fréquence de paie bimensuelle activera 25 rangées; une fréquence de paie mensuelle activera 13 rangées.
  - Le système affiche automatiquement les renseignements à partir de vos données de la paie dans Wagepoint. Cependant, vous pouvez également entrer des données historiques de paie antérieures à Wagepoint. Ces données seront stockées et apparaîtront sur le RE, mais elles n’auront aucune incidence sur les paies traitées dans Wagepoint. Si vous supprimez le RE, il faudra saisir de nouveau toutes les données historiques.
  - Les données sont classées par ordre descendant, en commençant par la date de fin de la période de paie la plus récente. Les valeurs à la ligne PP1 devraient prendre en compte la dernière période de paie, y compris le dernier jour payé.
  - À mesure que vous apportez les modifications dans les rangées, les valeurs dans « Rémunération assurable totale selon le tableau » et « Heures totales assurables selon le tableau » seront modifiées de manière à prendre en compte les nouveaux totaux. Le montant dans ces cases est en lecture seule et les modifications doivent être apportées directement dans les rangées. Les montants comptabilisés sont utilisés pour préremplir les cases 15a et 15b du RE.
10. Cliquez sur « Enregistrer et suivre» pour passer à la prochaine étape. Vous pouvez également cliquer sur « Enregistrer et quitter » pour enregistrer les modifications apportées aux renseignements et quitter le flux de travaux. En cliquant sur « Annuler », vous quitterez le flux de travaux liés à « Modifier un RE » pour retourner en mode revue du RE dans le profil de l’employé. Aucun changement apporté lors de la séance ne sera enregistré si vous quittez le flux de travaux.
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Étape 3 – Paiements de départ
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11. Lors de l’étape 3, vous pourrez afficher et modifier toutes les indemnités de départ relatives à l’employé.
  
  Paiement de vacances – Cliquez sur « + Ajouter une paie de vacances » pour créer une nouvelle rangée dans le tableau (vous pouvez supprimer la rangée en cliquant sur l’icône de la corbeille à côté de la rangée). Utilisez le sélecteur de date pour sélectionner les dates de début et de fin voulues. Entrez le montant à verser à titre de paie de vacances. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 17a du RE.
  
  Remarque : Veuillez noter que la « paie de vacances » comporte des règles différentes selon la façon dont le versement est effectué. Lorsque le montant des vacances de l’employé est configuré de sorte que le versement s’effectue à chaque paie, Wagepoint indiquera automatiquement la raison, car le montant des vacances a été « inclus dans chaque paie ». Il n’est pas nécessaire d’ajouter autres chose à la case 17.
  
  Si le montant des vacances de l’employé est configuré de façon à s’accumuler (ou s’il ne s’applique pas) et vous versez un montant des vacances lors de la dernière paie, Wagepoint enregistrera automatiquement ce montant comme une paie de vacances à la case 17 et indiquera sur le RE la raison « Montant versé parce que l’employé cesse de travailler ».
  
  Toutefois, si vous devez supprimer ce montant de la case 17, peu importe la raison, veuillez noter qu’il vous incombera également de réduire ce montant des vacances de la ligne PP1 à la case 15c.
  
  Salaires de jour férié – Cliquez sur « + Ajouter un jour férié » pour créer une nouvelle rangée dans le tableau (vous pouvez supprimer la rangée en cliquant sur l’icône de la corbeille à côté de la rangée). Utilisez le sélecteur de date pour sélectionner les dates de début et de fin voulues. Entrez le montant à verser à titre d’indemnité de jour férié. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 17b du RE.
  
  Autres sommes (précisez) – Cliquez sur « + Ajouter une autre somme » pour créer une nouvelle rangée dans le tableau (vous pouvez supprimer la rangée en cliquant sur l’icône de la corbeille à côté de la rangée). Choisissez le code correspondant au type de paiement dans le menu déroulant (p. ex. Prime/Congé, Indemnité de départ, Pourboires, etc.) Pour obtenir la liste complète des codes, cliquez ici et faites défiler vers le bas jusqu’à la section 17c. Utilisez le sélecteur de date pour sélectionner les dates de début et de fin appropriées. Entrez le montant à payer. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 17c du RE.
  
  Remarques :
  - Le montant des primes versées lors du dernier cycle de paie doit être consigné. Si le type de prime visé ne figure pas dans le menu déroulant, veuillez le désigner comme « Prime/Autre ».
  - Si vous sélectionnez « Prime/Autre » ou « Autre » en tant que type, la boîte des commentaires deviendra un champ obligatoire afin d’enregistrer la page. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 18 du RE.
  - Si vous sélectionnez un code « U-SUB » comme pour les prestations de maternité/parentales/de compassion/d’aidant familial ou une mise à pied/une maladie/une formation, les champs des dates de début et de fin ainsi que du montant seront désactivés. Aucun commentaire n’est requis.
  - Veuillez vous rappeler que l’« indemnité de préavis » et l’« indemnité de départ » sont deux choses différentes. L’« indemnité de préavis » comporte des cotisations/retenues au titre de l’assurance-emploi (AE), ce qui n’est pas le cas de l’« indemnité de départ ». L’« indemnité de préavis » devrait être indiquée à l’étape 2 en tant que somme de la ligne PP1; alors que l’« indemnité de départ » doit être consignée, mais celle-ci n’est pas ajoutée à la ligne PP1. Si des cotisations à l’AE ont été payées, mais que vous les avez payées en tant qu’« indemnité de départ », veuillez modifier cela à « indemnité de préavis ».
  Paiements pour les congés payés de maladie/maternité/parentaux/pour soins de compassion/pour proches aidants ou les indemnités collectives d'assurance-salaire– Remplissez la rangée pertinente dans le tableau, correspondant au type de paiement. Voici les quatre options :
  - CMP – Congés de maladie payés
  - IAS - non ass. – Indemnité d’assurance-salaire (non assurable au titre de l’AE)
  - WLI-Ins. – Indemnité d’assurance-salaire (assurable au titre de l’AE)
  - MAT/PAR/CC/PA – Congé de maternité/parental/de compassion/d’aidant familial payé
  Vous n’avez le droit d’entrer qu’un seul type de paiement. (Par exemple, vous ne pouvez pas avoir deux rangées pour « Congé de maladie payé ».) Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 19 du RE.
  
  Remarques :
  - Si vous entrez un montant, les colonnes de la date de début, de la date de fin et de la fréquence deviendront des champs obligatoires.
  - Pour la fréquence, vérifiez la case qui indique « Par jour » ou « Par semaine ». Vous ne pouvez pas cocher les deux cases.
12. Cliquez sur « Enregistrer et suivre » pour passer à la prochaine étape. Vous pouvez également cliquer sur « Enregistrer et quitter » pour enregistrer les modifications apportées aux renseignements et quitter le flux de travaux. En cliquant sur « Annuler », vous quitterez le flux de travaux liés à « Modifier un RE » pour retourner en mode revue du RE dans le profil de l’employé. Aucun changement apporté lors de la séance ne sera enregistré si vous quittez le flux de travaux.
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Étape 4 – Préférences relatives à la communication
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13. Passez en revue vos préférences relatives à la communication et apportez des modifications au besoin, lorsque permis.
  Communication préférée en – Indiquez si vous souhaitez recevoir l’information en anglais ou en français. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 20 du RE.
  
  Nom de l'émetteur - Ce champ non modifiable se remplit automatiquement avec le nom de la personne-ressource pour les RE qui a signé l’addenda autorisant le transfert automatique protégé (TAP) du RE. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 22 du RE.
  Numéro de contact – Ce champ modifiable se remplit automatiquement avec le numéro de téléphone de l’administrateur. S’il n’y a aucun numéro de téléphone au dossier pour un administrateur sélectionné, le numéro de téléphone par défaut sera celui de l’entreprise indiqué dans l’onglet Info sur l’entreprise. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 21 du RE.
  
  Date d’émission – Ce champ non modifiable se remplit automatiquement avec la date courante. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 20 du RE.
14. Cliquez sur « Enregistrer et vérifier le RE. »
  Remarque : En cliquant sur « Annuler » vous pourrez poursuivre la modification.
15. Cliquez sur « Envoyer et examiner » pour soumettre votre RE.
  Remarques :
  - Une fois qu’un RE a été soumis à Service Canada, vous pouvez vérifier son état en accédant à Rapports > Plus > Fichiers RE. Immédiatement après la soumission, l’état sera « Soumission en cours ».
  - Vous recevrez un courriel automatisé de la part de Wagepoint vous informant si Service Canada a traité votre RE ou s’il y a des problèmes que vous devez résoudre avant de soumettre à nouveau.

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