(CA) Mettre fin à l’emploi d’un employé, puis créer et soumettre un relevé d’emploi (RE)

Remarques importantes avant de commencer :

• Vous trouverez une vidéo de démonstration sur la résiliation d’un employé et la création d’un RE ici.
• Si vous souhaitez que Wagepoint soumette votre RE à Service Canada, vous devez signer l’addenda autorisant le transfert automatique protégé du relevé d’emploi (RE TAP) avant de commencer le flux de travaux « Créer un RE ». Cela autorisera Wagepoint à soumettre le RE. Si vous ne signez pas l’addenda avant de créer un RE, il vous incombera de soumettre le RE à Service Canada à l’aide de votre compte RE Web, et vous devrez saisir manuellement les données de votre RE Wagepoint dans RE Web. (Pour récupérer votre compte RE Web, composez le 1 800 367-5693.) Dans la plupart des cas, Wagepoint ne peut générer qu’un seul RE pour un employé et une période donnés, sauf dans des circonstances particulières, comme un changement de fréquence de paie (qui nécessite toujours un RE).
• Veuillez vous assurer que les renseignements de votre entreprise sont corrects et à jour avant de commencer, car ils sont utilisés pour remplir la section « Renseignements sur l’employeur » du RE (cases 4 et 7) et toute modification apportée après le lancement du RE ne sera pas prise en compte dans les RE en cours. Vous pouvez modifier les renseignements de votre entreprise en accédant à l’onglet Entreprise > Info sur l’entreprise.
• Avez-vous exécuté un traitement de paie hors cycle? Tous les traitements de paie réguliers et hors cycle devraient être déclarés sur le RE.
  • Si le traitement de la paie hors cycle tombe entre deux traitements réguliers, les heures et les montants du traitement hors cycle seront ajoutés à la période de paie avec la date de fin du cycle régulier.
  • Si le dernier traitement de la paie est hors cycle, les heures, le montant et la date de fin du cycle hors cycle seront déclarés dans la ligne PP1 de la case 15.
    

Mettre fin à l’emploi d’un employé, puis créer et soumettre un relevé d’emploi (RE)

1. Accédez à l’onglet « Employés ».
   
   
2. Faites défiler vers le bas pour trouver l’employé dont vous voulez mettre fin à l’emploi et créer un RE.
   
   
3. Accédez à la colonne « Mesures » correspondante à l’employé et sélectionnez « Mettre fin à l’emploi » dans le menu déroulant
   
   Remarque : Avant de mettre fin à l’emploi de l’employé, vérifiez que vous avez payé toute la rémunération due à l’employé, et ne changez pas son statut d’emploi avant que la paie ne soit finalisée.
   
   
4. Remplissez le module « Changer le statut d’emploi » :
   
   Dernier jour de travail – Utilisez le sélecteur de date pour choisir la bonne date. La date doit être ultérieure à la date de début du cycle et antérieure ou correspondre à la date de fin du cycle de la dernière période de paie traitée pour cet employé. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 11 du RE.
   

   Désactiver l’accès- (par défaut :« Non »  Non, jusqu’à ce que ce soit modifié) Sélectionnez « Oui » (qui s’affichera en vert) pour désactiver l’accès de l’employé au portail Wagepoint.

   Admissible à une réembauche – (par défaut : « Non » , jusqu’à ce que ce soit modifié) Sélectionnez « Oui » (qui s’affichera en vert) pour que cet employé soit admissible à une réembauche.

   Case à cocher - (par défaut : Non cochée, jusqu’à ce que ce soit modifié) Cliquez sur la case pour la cocher et confirmer que tous les montants dus, incluant les vacances, les commissions, etc., ont été payés pour cet employé.
   

5. Cliquez sur « Soumettre ».
   
   Remarque : Si vous cliquez sur « Annuler », le flux de travaux sera interrompu et la personne ne sera pas licenciée.
   
   
6. Remplissez le module « Créer un RE »
   

   Raison du RE – Sélectionnez la raison de la création du RE. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 16 du RE.

   Premier jour de travail – Utilisez le sélecteur de date pour choisir la bonne date. Les renseignements dans cette section sont utilisés pour préremplir la case 10 du RE.

   Remarque : S’il s’agit du premier RE de l’employé, la date d’embauche sera sélectionnée par défaut. S’il s’agit du premier RE de l’employé après que son statut actif a été rétabli par le processus de réembauche, la date de réembauche sera sélectionnée par défaut. Vous pouvez modifier la date par défaut en sélectionnant une date ultérieure à la date d’embauche ou de réembauche de l’employé.

   Dernier jour travaillé – La date sera générée en fonction des renseignements fournis dans le flux de travaux lié à la cessation d’emploi. Vous pouvez utiliser le sélecteur de date pour sélectionner une autre date, au besoin. La date doit être ultérieure à la date de début du cycle et antérieure ou correspondre à la date de fin du cycle de la dernière période de paie traitée pour cet employé. Les renseignements dans cette section seront utilisés pour préremplir la case 11 du RE.

   Remarques :

   • La date de fin de la dernière période de paie dans la case 12 sera remplie automatiquement en fonction de cette sélection de date, en tenant compte de la période de paie dans laquelle ce dernier jour de travail a lieu. Vous pouvez mettre à jour la date de fin de la dernière période de paie en modifiant le RE que vous créez dans ce flux de travaux.
   • Vous ne pouvez pas créer un RE pour une période qui a déjà été déclarée dans un RE (manuel ou automatique).
     
     
7. Cliquez sur « Créer un RE ».
   

   Remarque : Si vous cliquez sur « Plus tard », le module sera fermé. Vous pourrez continuer ce RE plus tard en accédant à Employés > Ex-employés et en sélectionnant « Reprendre le RE » à partir du menu déroulant « Mesures » à côté du nom de l’employé.

   
   
8. Si vous avez signé un addenda autorisant le transfert automatique protégé du relevé d’emploi (RE TAP) avant de créer le RE, vous serez redirigé vers le profil de l’ex-employé où vous pourrez modifier le RE ou le soumettre à Service Canada. Cliquez sur « Modifier » pour modifier le RE. (Cliquez ici pour lire les instructions de modification d’un RE.) Pour soumettre le RE, cliquez sur « Soumettre à Service Canada ».
   

   Remarques :

   • Une fois qu’un RE a été soumis à Service Canada, vous pouvez vérifier son état en accédant à Rapports > Plus > Fichiers RE. Immédiatement après la soumission, l’état sera « Soumission en cours ».
   • Vous recevrez un courriel automatisé de la part de Wagepoint vous informant si Service Canada a traité votre RE ou s’il y a des problèmes que vous devez résoudre avant de soumettre à nouveau.
     Si vous n’avez pas signé un addenda autorisant le transfert automatique protégé du relevé d’emploi (RE TAP) avant de créer le RE, vous pourrez consulter le RE en accédant à la section Rapports > Plus > Fichiers RE. L’état de soumission indiquera « RE Web/Manuel ». Vous devrez soumettre le RE à Service Canada en utilisant votre compte RE Web. Pour récupérer votre compte RE Web, composez le 1 800 367-5693.
     
     
9. Pour annuler une résiliation, accédez à Employés > Ex-employés et sélectionnez « Annuler le résiliation » à partir du menu déroulant « Actions » à côté du nom de l’ex-employé. Vous pouvez annuler une resiliation uniquement si le RE n’a pas été soumis à Service Canada. Lorsque vous annulez une resiliation le statut actif de l’employé est rétabli, avec sa date d’embauche initiale.